Sanal Takım Eğitimi Hakkında Bilmeniz Gereken Her Şey

Sanal ekibinizi eğitmek mi istiyorsunuz?

Binlerce şirket, işgücünü hızla ölçeklendirmek için artık uzak ekipler kullanıyor. Ancak, uzak ekipleri işe almak, gerekli eğitimi sanal olarak sunmanın ek bir zorluğunu da beraberinde getirir .

Sağlam bir sanal eğitim programı, süper verimli bir küresel sanal ekip oluşturmanıza yardımcı olacaktır. Çalışmaları için doğru araçlara hakim olacaklar ve ekip üyeleri ve yöneticilerle etkili bir şekilde iletişim kurabilecekler. Bu iyi eğitimli, uyumlu ekipler, sanal ekipleri yönetmeyi her işveren için çocuk oyuncağı haline getiriyor!

Peki , mükemmel bir sanal ekip eğitim programına tam olarak ne giriyor ve nasıl başlıyorsunuz?

Bu makalede, sanal ekip eğitiminize nelerin girmesi gerektiğini keşfedeceğiz. Olası eğitim tuzaklarından kaçınmanıza yardımcı olacak bazı temel faktörleri de gözden geçireceğiz.

Bu Makale İçeriği:

Sanal Takım Eğitim Programı Neleri Kapsamalı?

  • Gerekli Teknolojide Eğitim
  • Grup Süreçleri Eğitimi
  • Kültürler Arası Eğitim

Bir Sanal Ekibi Eğitirken Dikkate Alınması Gereken 8 Temel Faktör 

Sanal Bir Ekip İçin Yeni İşe Alınanlar Eğitirken Nelere Dikkat Etmelisiniz

Sanal Takım Eğitim Programı Neleri Kapsamalı?

Sanal bir ekibi eğitmek kolay bir iş değildir. 

Amacınız, ekibinize uzaktan çalışmayı verimli bir şekilde gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları araçları ve süreçleri sağlamaktır. İşlerin plana göre ilerlediğinden emin olmak için eğitim ilerlemelerini de izleyebilmelisiniz.

İşte sanal ekip eğitim programınızın kesinlikle ele alması gereken 3 şey :

1. Gerekli Teknolojide Eğitim

Günümüzde sanal bir ekibin düzenli ve üretken kalmasına yardımcı olabilecek tonlarca yazılım bulunmaktadır.

Ancak, görevlerini olabildiğince kolay tamamlamalarına yardımcı olmak için sanal çalışanlarınız için doğru uygulamaları seçmeyi unutmayın .  

Sanal ekip etkinliğini artırmanıza yardımcı olabilecek bazı araçlar şunlardır:

  • Ekip toplantıları için GoToMeeting veya Zoom Meetings gibi video konferans yazılımı .
  • Proje tartışmaları için Miro veya InVision gibi beyaz tahta yazılımı .
  • Proje ilerlemesini izlemek için Asana ve Basecamp gibi proje ve ekip yönetimi uygulamaları .
  • Ekip üyelerini güncel tutmak için Slack gibi iletişim teknolojisi .
  • Sanal çalışma saatlerini doğru bir şekilde kaydetmek için Time Doctor gibi üretkenlik izleme uygulamaları .

Ekip üyeleriniz farklı işbirliği yöntemleri konusunda bilgili olmalı ve belirli bir durumda hangi aracı kullanacaklarını bilmelidir. Doğru araçları bulduğunuzda, bir sonraki adım, ekibinizi bu araçları nasıl ve ne zaman kullanacağınız konusunda eğitmektir. 

Örneğin, görsel ipuçlarına ihtiyaç duyulursa, ekibinizi bilgi paylaşmak için video konferans kullanmak üzere eğitin. Gizli bilgileri paylaşmaları gerekiyorsa, belirli ekip üyeleri için şifre korumalı bir ortak drive veya klasör (Google Drive’da olduğu gibi) oluşturmayı öğrenmek önemlidir.

2. Grup Süreçleri Eğitimi  

Grup süreçleri eğitimi, bir ekip üyesinin rolünün ve sorumluluklarının tanımlandığı, bir grup içindeki sorunlar ve çatışmaların nasıl ele alınacağını öğrenmek dahil olmak üzere tanımlandığı yerdir.

Ancak grup süreçleri modülünüzü planlamaya başlamadan önce , sanal ekibinizin yaşam aşamasını değerlendirmelisiniz :

A. Ekibinizin yaşam evresini anlamak

Ekibiniz yeni üyelerle dolu mu? 

Daha sonra tüm ekibin roller, sorumluluklar, işbirliği ve iletişim becerileri konusunda eğitime ihtiyacı olacaktır. 

Peki ya sanal ekibiniz bir süredir buralarda olsaydı ? 

İzole bir ortamda çalışmak, sanal çalışanlarınıza zarar verebilir. 

Deneyimli bir proje ekibinin proje yönetimi uygulamalarını nasıl kullanacağını öğrenmesine gerek yoktur. Ancak muhtemelen çatışmayı yönetme ve sanal ekip üyeleriyle bağlantıda kalma konusunda desteğe ve eğitime ihtiyaçları olacak. 

Etkili bir grup süreci eğitim oturumu aşağıdakiler gibi çeşitli yararlı konuları kapsamalıdır:

  • Proje yürütme için ortak bir hedef belirleme.
  • Problem çözme taktikleri.
  • Güven, iletişim ve işbirliği inşa etmek.
  • Bireysel ve ekip performansı izleme. 
  • Sanal ekip yönetimi becerileri için liderlik.

Eğitiminiz, bireysel ve ekip hedeflerinin şirket hedefleriyle ne kadar uyumlu olduğunu göstermelidir. Bu, sanal ekibinize büyük resme nasıl uydukları konusunda bir fikir verecektir . 

Bu, bir bireyin sahip olabileceği yalnızlık hissini ortadan kaldırmaya yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda morallerini ve üretkenliklerini de geliştirir.

B.Grup Süreci eğitiminin verilmesi

Peki bu tür bir eğitim için nasıl gidiyorsunuz ?

Grup süreçleri eğitimi en iyi şekilde web tabanlı e-öğrenme modülleri aracılığıyla sağlanır. Sanal bir ekip üyesinin modülü kendi hızında tamamlamasına izin veren hedeflenen bir son tarih belirleyin. 

Ekibinizi eğitim hakkında kendi aralarında tartışmaya ve geri bildirim vermeye teşvik edin. Bu onlara fikirlerini açıklama ve diğer ekip üyeleriyle etkileşim kurma şansı verir. Etkili iletişim aynı zamanda ekip içindeki rollerinin bilgisini sağlamlaştırmaya yardımcı olacaktır.

3. Kültürler Arası Eğitim

Sanal bir ortam, dünyanın farklı yerlerinden ekip üyelerini bir araya getirebilir.

Yarar?

Bir işverene neredeyse sınırsız bir yetenek havuzuna ve işe alım fırsatlarına erişim sağlar. 

Bununla birlikte, aynı odada bulunan iki kişinin bile birçok farklı düşüncesi olabilir, değil mi?

Doğal olarak, farklı ülkelerden ve kültürlerden insanlar belirli bir duruma farklı görüş ve yaklaşımlara sahip olacaktır . 

Peki bununla nasıl başa çıkıyorsunuz?

İlk adım, doğru iletişim tonunu kullanmayı öğrenmeyi içerir . Bu, proje ilerlemesini ve sanal ekip başarısını olumsuz etkileyebilecek yanlış anlamaları kolayca önler. 

Daha sonra, küresel ekibinizin farklı kültürlerden haberdar olması ve bu farklılıkları takdir etmesi için kültürel duyarlılık eğitimi oturumlarını teşvik edin.

Ek olarak, ekip üyeleri ve eğitmenler saat dilimi ve kültürel farklılıklara dikkat etmelidir. 

Canlı çevrimiçi eğitim oturumları, katılımcıların farklı saat dilimlerindeki uygunluğunu dikkate almalıdır. Ancak, saat dilimleri gece ve gündüz olarak ayrılmışsa, bu yanıltıcı olabilir. Tokyo’daki bir sabah antrenmanı New York’taki biri için uyku vakti olabilir! 

Bu durumda, iki ayrı eğitim oturumu düzenleyebilir veya ortak saatleri bulmak için katılımcılarınızla saatleri tartışabilirsiniz. Bununla birlikte, bazen katılımcıların tuhaf saatlerde eğitime katılmaktan başka seçeneği olmayabilir. Böyle bir durumda çabalarını takdir ettiğinizden emin olun.

Sanal Bir Ekibi Eğitirken Dikkate Alınması Gereken 8 Temel Faktör 

Şimdi, eğitiminizin etkinliğini doğrudan etkileyebilecek 8 temel faktöre bir göz atalım: 

sanal bir ekip eğitmek

1. Çoklu Platform Desteğini Sağlayın

Sizin Can sanal ekip eğitim yazılımı herhangi bir platformda çalıştırmak?

Sanal ekip üyeleriniz, farklı tarayıcılarda veya işletim sistemlerinde eğitim oturumuna erişmek için çeşitli cihazlar kullanıyor olabilir. 

Bu nedenle, herkesin eğitim yazılımına kolayca erişebildiğinden emin olmanız gerekir. Hem mobil (Android ve iOS) hem de masaüstü (Windows, macOS) platformlarında çalışan ve kolayca erişilebilen bir araç arayın . 

Ek olarak, son dakika kurulumlarından kaynaklanan gecikmeleri önlemek için çalışanlarınızın cihazlarını toplantıya çok önceden hazırladıklarından emin olun. İdeal olarak, herkesin hazırlanmak için yeterli zamanı olduğundan emin olmak için eğitim seansından 3-4 gün önce e-posta veya takvim uyarıları gönderin.

2. Eğitim Öncesi ve Sonrası Kaygıları Ele Alın

Bazen ekipler bir eğitim programına o kadar odaklanır ki hazırlık çalışmaları ve takipler daha sonradan düşünülür. 

Eğitimin genel etkisini optimize etmek için eğitim öncesi görevleri veya eğitim sonrası desteği ihmal etmemelisiniz . 

Eğitim öncesi görevler neleri içerir?

Sanal ekip eğitimi için önceden herhangi bir gereklilik tamamlandığından emin olun önde . 

Bu, gerekli araçları uzaktaki ekip üyelerinizin cihazlarına yüklemek kadar basit bir şey olabilir. Veya diğer eğitim programlarının vaka çalışmalarını incelemeyi içeren daha karmaşık bir şey olabilir. 

Bu, sanal eğitiminizi olabildiğince etkili hale getirmek için nasıl yapılandıracağınız konusunda size fikir verir.

Eğitim sonrası destek ne olacak ?

Şirketin liderlik rolündeki kişiler , eğitim beklentilerinin farkında olmalı ve sorular ortaya çıktığında destek sağlamaya hazır olmalıdır. 

Örneğin, sanal ekibinizin yeni bir proje yönetimi yazılımı kullanma konusunda eğitildiğini ve bir lisanslama sorununun ortaya çıktığını varsayalım. Yöneticileriniz lisanslama gereksinimlerinin farkında değilse, ekibinizin bunu çözmek için yardımlarını alması zor olacaktır. 

3. Testi İhmal Etmeyin

Farklı sistemler üzerinde sanal ekip eğitim programınızın birkaç deneme testini gerçekleştirin. 

Bu, bir eğitim seansının ortasında başarısız olmamasını sağlayacaktır. Seansınızın ortasında arızalı bir sistemde sorun giderme, herkesin değerli eğitim zamanının boşa harcanmasıdır!

Bununla birlikte, eğitim sisteminizin kontrol edilemeyen nedenlerden dolayı (güç veya ağ arızası gibi) başarısız olma riski varsa, test ederken bir yedekleme planınız olsun. Bu, eğitim oturumlarını kaydetmek veya ekip üyelerine dağıtılabilecek referans notları oluşturmak gibi olabilir.

Ekip üyelerinize eğitim bölümlerini kaçırırlarsa başvuracakları bir şey verecektir. Bu, özellikle antrenman programınız sıkıysa ve tekrarlanan seanslar yapmak için zamanınız yoksa yararlıdır.

4. Etkileşimli Modüller Oluşturun

Takım üyelerinizin oturum sırasında etkileşimde bulunmasını ister misiniz? 

Geleneksel şirketler, çalışanlarının birbirini tanımasına yardımcı olmak için genellikle ekip oluşturma etkinlikleri yürütür. Bir topluluk hissi yaratır ve ekip ruhu oluşturur.

Plaja bir ekip kurma gezisi kesinlikle sanal bir ekip için uygun değildir. 

Ancak yine de üyeler arasında çevrimiçi bir kursa katılım ve etkileşim oluşturan bir şey yaratabilirsiniz . Bu, ekip uyumunu ve etkili iletişim becerilerini kolayca geliştirmeye yardımcı olur.

Bunu nasıl yaptın?

Bir var bir sanal ekip oluşturma aktivitesini grup olarak çalışmaya ekip katılımcıları gerektirir. 

Her üyeden bir konuyu öğrenmesini ve grubun geri kalanına öğretmesini istemek gibi bir şey olabilir. Bu onların konularına ilişkin anlayışlarını ve başkalarıyla iletişim becerilerini geliştirecektir.

5. Sanal Liderlik Eğitimini Dahil Edin

Sanal ekipler oluştururken ve eğitirken liderlik bazen gözden kaçabilir.

Tüm sanal liderlerin sanal ekipleri yönetmekte rahat olduğunu varsaymak doğru değildir. Bazı proje yöneticileri, ekiplerini saha dışında tutmaya alışkın değildir ve mikro yönetim yapmak isteyebilir – bu da uzun vadede sanal bir ekibin motivasyonunu düşürebilir.

Sanal ekipleri iyi yönetmek , herhangi bir sanal ekip liderinin sahip olması gereken bir beceridir . 

Yöneticilerinizi sanal liderlik üzerine kurslar ve web seminerleriyle eğitin. Bu kurslar, sanal ortamda zor görünebilen ilgi çekici ve etkileşimli bir sanal toplantı düzenlemelerine de yardımcı olabilir . 

Verimli bir sanal eğitim oturumu düzenlemek, yöneticilerinizin rahat bir şekilde lider sanal ekipler olmalarını ve sanal işbirliği yapabilmelerini sağlayacaktır.

6. Eğitim Geri Bildirimi İsteyin

Sanal eğitiminizin bir etkisi olması gerekir, böylece ekibinizin ve şirketinizin zamanını boşa harcamayın. 

Eğitimden sonra katılımcılarınıza ve kendinize şu soruları sorun: 

  • Eğitiminiz ne kadar etkili oldu 
  • Teslimat iyi miydi? 
  • Değerli konular mıydı?

Ek olarak, eğitim programını aşağıdaki faktörlere göre düzenli olarak değerlendirin: 

  • Stajyerin tepkisi – Ekip üyeleriniz eğitime nasıl tepki verdi? Katılımcılar takip etmeyi kolay buldu mu? Etkinliğini değerlendirmek için eğitim hakkında hemen geri bildirim toplayın. 
  • Katılım – Ekip üyeleriniz eğitime katıldı mı (özellikle grup etkileşimi ve tartışmada). Konuyla ilgilendiler mi ve ilgili sorular sordular mı?
  • Düzeyi beceri geliştirme, bilgi veya tutum – eğitilmiş konuda ekip üyesi iyileşme değerlendirmek için yerinde bir sistem var.
  • İşyerinde uygulama kolaylığı – Konu, ekip üyelerinizin günlük işlerine başvurmaları için kolay öğretildi mi? Çalışma verimliliklerini artırıyor mu?

Yerinde bir geri bildirim sistemine sahip olmak, sanal eğitim programınızı düzenlemenize ve geliştirmenize yardımcı olur. Bu, gelecekteki ekip gelişimi için geçerli kalmasını sağlar.

7. SSS oluşturun

Sanal takım eğitim kursunuz farklı takımlarla tekrarlanırken, muhtemelen katılımcılar tarafından sorulan bir dizi benzer soru toplayacaksınız. 

Sorular size eğitim programınızın nerede eksik olabileceğini gösterebilir. Bu durumda, bu sorunları eğitim modüllerinize dahil ederek ele alabilirsiniz. 

Aksi takdirde, bir SSS (Sık Sorulan Sorular) belgesi yardımcı olabilir. Bir SSS, bir eğitim programında tekrarlanan soruları kapsayabilir. Aynı zamanda adres soruları katılımcıların kadar gelmemiş olabilir ki sonra eğitim sona erdi.

sanal bir araya gelmek

8. Gerçek Hayatta veya Sanal Buluşmaları Teşvik Edin

Mümkünse, işlerine ve şirketlerine olan güveni, kültürü ve bağlılığı teşvik etmek için ekibinizi gerçek hayatta (geleneksel ekipler gibi) bir araya getirin. 

Bu , tamamen uzak olan ve farklı ülkelerde yaşayan dağınık bir ekip için mümkün olmayabilir . 

Bununla birlikte, aynı şehir veya ülkede yaşayan ekip üyeleri ara sıra buluşmaya teşvik edilebilir. Bu, ekibiniz arasında canlı insan etkileşimi ekler ve sanal ekip çalışmasını teşvik eder.

Gerçek hayattaki bir buluşma resimde görünmüyorsa (devam eden salgınla birlikte), sanal bir buluşma da yapabilirsiniz . 

Ekip üyelerinizin en sevdikleri yiyecek ve içeceklerle sıradan bir sohbet oturumu için çevrimiçi olmasını sağlayın ve işle ilgili her türlü konuşmayı yasaklayın. Bu, sanal ekip oluşturmanın dolaylı bir şeklidir. Genellikle geleneksel ofis alanlarında bulunan su soğutmalı sohbetlerin yerini alabilir. 

Sonuçta, ekip ruhunu teşvik etmek, ekibinizi en son yazılım ve şirket politikaları konusunda güncel tutmak kadar önemlidir!

Sanal Bir Ekip İçin Yeni İşe Alınanlar Eğitirken Nelere Dikkat Etmelisiniz

Sanal ekip eğitimi, mevcut çalışanları eğitmekle ilgili değil , değil mi?

Kuruluşunuza yeni çalışanlar alırken aklınızda bulundurmanız gerekenler şunlardır : 

A. İlk Katılım Yönleri

Yeni uzaktan işe alımları işe alırken sağlam bir oryantasyon süreci uygulamak önemlidir.

Uzak üyelerin sanal ekip liderleriyle ve akıl hocalarıyla sanal olarak yüz yüze görüşmesine izin verin. Bu onlara güven ve işbirliği inşa etmeye yardımcı olmak için birbirlerini tanıma şansı verir. 

Sanal çalışanlar için şirket değerleri, politikaları ve prosedürleri hakkında çevrimiçi kurslar veya eğitmen liderliğindeki web seminerleri sağlayın. Sanal bir ekip eğitimi kursu başlatmadan önce katılımcıların bunları tamamlamasını sağlamalısınız. 

B. Mentorluk Programları

Yeni olduğunuzda ve kimden yardım isteyeceğinizi bilmediğinizde sanal bir ekipte çalışmak zor olabilir. 

Mentorluk , yeni ekip üyelerinin sanal bir ekip ortamına uyum sağlamasına yardımcı olmanın en iyi yollarından biridir.

Yeni üyeye, sanal çalışma ortamına aşina olana kadar rehberlik etmesi için sanal ekibinize bir üye atayın. Bu, yeni üyenizin işe girişini kolaylaştırır. Bir mentora sahip olmak, etkili sanal ekipler için çok önemli olan mükemmel ekip ilişkilerini de geliştirir.

Son Düşünceler

Şirketler, sanal ekipleri yönetmeyi çocuk oyuncağı haline getiren teknolojiden yararlandıkça, uzaktan çalışanlar daha yaygın hale geliyor. 

Maliyet tasarrufu, işe alım seçeneklerini genişletmek ve iş yeri çeşitliliğini artırmak, uzak bir ekibe yatırım yapmak için sağlam iş nedenleridir.

Ve insanları evde tutan mevcut COVID-19 salgını ile şirketlerin sanal ekip seçeneğine geçmek için daha da fazla nedeni var. 

Bununla birlikte, uzaktan çalışanlar söz konusu olduğunda, becerileri geliştirmek neredeyse karmaşık bir süreç olabilir. Sanal ekip performansı, aldıkları öğrenmenin kalitesine bağlı olabileceğinden, sanal ekip eğitimine yönelik düşünceli ve stratejik bir yaklaşım benimsemek çok önemlidir.

Eğitim programlarınız için etkili bir eylem planı oluşturmak için burada ele aldığımız ipuçlarını izleyin. Bu şekilde, çalışanlarınızı kısa sürede başarılı bir sanal ekibe dönüştürebileceksiniz!

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir